Archiwa blogu

Ryczałt na przejazdy miejscowe podczas delegacji

Ryczałt na dojazdy miejscowe podczas podróży służbowej stanowi 20 proc. wartości diety. Jest on naliczany za każdą dobę podróży służbowej, ale tylko w przypadku, gdy delegowany pracownik ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejskiej.

20 proc. kwoty diety wynosi obecnie 6 zł. Ryczałt na przemieszczanie się środkami komunikacji miejscowej nie jest przyznawany pracownikowi automatycznie tylko na podstawie liczby rozpoczętych dób podróży służbowej. Prawo do ryczałtu przysługuje na podstawie udokumentowanych dowodów poruszania się środkami miejskimi, np. biletów, rachunków, paragonów.

W większości miast przyznawany ryczałt w kwocie 6 zł nie starczy na opłacenie dwóch przejazdów, czyli nabycie dwóch biletów. Faktycznie, więc nie jest to suma, która wyrówna pracownikowi poniesiony wydatek. W sytuacji, gdy pracodawca nie podważa tego, że zatrudniony musiał zapłacić za przejazdy kwotę przekraczającą wartość ryczałtu, to należy uznać, że musi oddać pracownikowi nadwyżkę kosztów. Zasadą w takich przypadkach powinno być ustalenie pomiędzy stronami wartości wydatków przed podróżą służbową lub powiadamianie pracodawcy przed ich dokonaniem. W szczególnych wypadkach zatrudniający może uznać wydatki, o których dowiedział się po fakcie. Tego rodzaju aspekty warto określić w regulaminie wynagradzania lub w załączniku do niego, który będzie odrębnym dokumentem regulującym podróże służbowe.

Przy rozliczeniu przejazdów środkami komunikacji miejscowej pracownik dokumentuje je skasowanymi biletami. Taki dokument wystarcza, aby stanowiło potwierdzenie dokonanego wydatku. Pracownik dostaje zwrot kosztów związanych bezpośrednio z przemieszaniem się. Przejazd komunikacją miejscową wymaga bowiem posiadania skasowanego biletu. Jeżeli tak nie jest, oznacza to, że zatrudniony nie wypełnił warunków umowy przejazdu. W takiej sytuacji pojawia się uargumentowane domniemanie, że pracownik nie przemieszczał się środkami transportu miejscowego w lokalizacji docelowej. Posiadanie nieskasowanego biletu nie może być traktowane jako potwierdzenie poniesienia kosztów przejazdu, ponieważ stanowi jedynie poświadczenie poniesienia wydatków na jego zakup. Ponadto, stosowne przepisy przewidują możliwość rozliczenia rzeczywistych kosztów przejazdów przekraczających wartość ryczałtu.

Joanna Walerowicz

mojszmal.pl

Jakimi kosztami delegacji pracodawca może objąć pracownika?

Pracodawca wysyłając pracownika w delegację może nałożyć na niego niektóre koszty z tym związane. Dotyczy to na przykład leczenia, opłaty parkingowej czy przechowania bagażu. Pozwalają na to budzące wątpliwości przepisy Kodeksu pracy.

Według art. 77 rozporządzenie dokładnie określające zasady określania należności z tytułu podróży służbowych dotyczy tylko pracowników sektora budżetowego. Innych dotyczy jedynie wtedy, gdy warunków wypłaty takich należności nie określa obejmujący pracownika układ zbiorowy, regulamin wynagradzania lub jego umowa o pracę. Prawo pracy zastrzega tylko, że zapisy tych aktów wewnątrzzakładowych lub kontraktów nie mogą określać kwoty diety za dobę delegacji w wysokości niższej niż wskazanej w rozporządzeniu – 30 zł. Nie nadmienia jednak nic o innych kosztach związanych z podróżą i należnościach z nimi związanych. W rocznym sprawozdaniu ze swojej pracy Państwowa Inspekcja Pracy zamieściła, że niefortunne sformułowanie przepisów umożliwia uznanie takich postanowień w aktach wewnątrzzakładowych lub umowach o pracę, zgodnie z którymi kosztami może być obciążony pracownik.

Eksperci tłumaczą jednak, że nie chodzi tu o obciążanie pracowników kosztami za podróż czy nocleg. Przepisy rozporządzenia wskazują jeszcze na pozostałe udokumentowane wydatki, które uzgadnia lub zatwierdza zatrudniający. Zalicza się do nich wydatki na leczenie w sytuacji gdyby pracownik zachorował w trakcie podróży służbowej, opłaty za parking, nadbagaż lub jego przechowanie czy nawet transport zwłok w razie śmierci pracownika podczas podróży służbowej. Pracodawca w umowie może tak ująć postanowienia, aby takimi kosztami objąć zatrudnionych. Pracownik jako słabsza strona stosunku pracy może zgodzić się na te warunki.

Podsumowując, w przypadku wyżej wspomnianych kosztów wiele zależy po prostu od ustaleń zawartych w zakładowym regulaminie wynagradzania lub kontrakcie o pracę.

Joanna Walerowicz

mojszmal.pl