Archiwa blogu

Panel dyskusyjny w nowym wydaniu

Przez ostatnich kilka lat byłem zarówno prowadzącym, jak i widzem wielu interesujących paneli dyskusyjnych. Dotyczyły one różnorodnych tematyk, a każdy z nich był prowadzony w inny sposób. Artykuł jest moją subiektywną analizą z wykorzystaniem studia przypadku eksperymentalnego sposobu prowadzenia mocno interaktywnego panelu.

 

Na początku należałoby określić 3 strony takiego procesu. Pierwszą z nich jest widownia, która przyszła posłuchać dyskusji, wyrobić sobie opinię na omawiane tematy czy doprecyzować i pogłębić swoją wiedzę. Moim zdaniem jest to pierwsza i najważniejsza grupa, o której przede wszystkim myślą organizatorzy.

Kolejną grupą są oczywiście eksperci posiadający odpowiednią wiedzę merytoryczną, dotyczącą omawianej dziedziny. Każdy z ekspertów może prezentować odmienny pogląd dotyczący omawianego tematu, ze względu na to, że reprezentuje różnorodne środowiska lub dziedziny naukowe. W takim przypadku panel to przedyskutowanie tematu z różnych perspektyw.

Trzecią stroną procesu jest moderator – osoba, od której zależy powodzenie całego procesu. Jest to najważniejsze ogniwo determinujące jakość takiego panelu. To on ustala reguły gry, udziela głosu poszczególnym uczestnikom i co najważniejsze, kieruje dyskusje na obszary oczekiwane przez słuchaczy. W trakcie trwania dyskusji powinien natomiast stanowić jedynie tło dla pozostałych dwóch grup. Praca moderatora składa się z 3 głównych etapów, a do każdego z nich trzeba się odpowiednio przygotować.

 

Przed konferencją

Przygotowywanie się do panelu może przebiegać według dwóch różnych scenariuszy. Pierwszy z nich to stworzenie koncepcji i wyselekcjonowanie odpowiednich osób, które będą uczestniczyć w wydarzeniu. Drugi jest dobrze znany każdemu praktykowi – dostosowanie koncepcji panelu do zaproszonych gości. Jako, że drugi scenariusz jest znacznie bardziej powszechny postaram się na nim skupić.

Zaproszeni goście mają różnorodne wykształcenie oraz bagaż doświadczeń. Ich wiedza jest zróżnicowana, a dzięki temu możemy uzyskać różne punkty widzenia. Aby nie być zaskoczonym na miejscu warto przeprowadzić porządny wywiad. Niezależnie warto jest poprosić również każdą z osób o krótki opis najważniejszych dokonań i doświadczeń. Wartościowe będą strony tego eksperta jak również jago publiczne wypowiedzi na różnorodne tematy. Pozwoli to nam na przeanalizowanie stylu dyskusji i w niektórych przypadkach może zapobiec przypadkom zaognienia się sytuacji.

 

Na kilka dni przed planowanym wydarzeniem dobrze jest też wysłać informację dotyczącą zasad i reguł, które miałyby obowiązywać podczas nadchodzącego panelu. Warto również przedstawić temat spotkania i poprosić wszystkich ekspertów o określenie tematyki wystąpień. W informacji przedpanelowej nie należy zapomnieć o najbardziej oczywistych rzeczach takich jak miejsce, data i godzina. Nie ma co wymuszać na tych osobach konieczności przeszukiwania skrzynki mailowej w poszukiwaniu archiwalnych wiadomości z waszym zaproszeniem.

Jeżeli macie zamiar wykorzystać jakiekolwiek narzędzia, które byłyby Wam pomocne w prowadzeniu takiego panelu. Warto jest aby pierwsze testy odbyły się jeszcze w zaciszu biura/domu. Gorączkowe tłumaczenia w trakcie trwania dyskusji psują atmosferę spotkania. Jeżeli jest to niemożliwe warto jest zaprosić gości trochę wcześniej i zapewnić osobę, która pomoże odnaleźć się w zaistniałej sytuacji. Wybierając narzędzie musimy mieć na względzie to, że eksperci nie zawsze będą biegli w posługiwaniu się nowoczesnymi technologiami.

 

Przygotowanie publiczności

Tak jak wspomniałem wcześniej panele dyskusyjne prowadzi się głównie z myślą o publiczności, dlatego tak ważne jest odpowiednie ich przygotowanie. Po pierwsze powinniśmy przedstawić zasady, które będą panowały podczas takiego wydarzenia. Możliwe jest również nakreślenie widowni sylwetek ekspertów oraz tematu. Jeżeli naszym zamierzeniem jest zaangażować widownie w dyskusję to jest to bardzo dobry punkt startowy. Damy dzięki temu uczestnikom przeświadczenie, że panel nie jest kółkiem wzajemnej adoracji ekspertów, a platformą wymiany poglądów pomiędzy zainteresowanymi grupami.

Publiczność, w przypadku gdy mamy taką możliwość, powinna zaznajomić się z wykorzystywanymi narzędziami. Jeżeli narzędzia będą wymagały dostępu do urządzenia z dostępem do Internetu warto jest pomyśleć o tym dużo wcześniej i przygotować taką koncepcję, która będzie szybka i łatwa do wdrożenia. Wprowadzenie różnych narzędzi ma nam ułatwić prowadzenie panelu a nie powodować rozproszenia z przyczyn technicznych.

 

Eksperymentalny panel

Podczas konferencji „Nowe trendy w nauce przedsiębiorczości” postanowiłem wykonać pewien bardzo ryzykowny eksperyment. Zaplanowałem poprowadzenie panelu ekspertów w formie wspólnej burzy mózgów.  Do tego celu wykorzystaliśmy aplikację hitdea.com. jest to narzędzie internetowe, które pozwala nam na zarządzanie pomysłami w zespołach. W trakcie konferencji postanowiliśmy stworzyć kilkudziesięcioosobowy zespół, który wspólnie wypracowywał rozwiązanie problemu związanego z rozwojem jakości kształcenia przedsiębiorczości w polskich szkołach i na uczelniach.  Jaka była nasza koncepcja?

  • Dobre przygotowanie sprzętowe – WiFi (z prostym logowaniem), urządzenia mobilne (tablety zarówno dla ekspertów jak i uczestników) i rzutnik z dobrą rozdzielczością.
  • Aplikacja internetowa – hitdea.com. Stworzyliśmy odpowiednią tablicę na pomysły. Uczestnicy mieli możliwość przyłączenia się do niej ze swoich i naszych urządzeń, Dołączenie do wspólnej burzy mózgów było niezwykle łatwe.
  • Obsługa techniczna – 2-3 osób, które udostępniały urządzenia widowni i motywowały do większego zaangażowania.

Przeprowadzony eksperyment w większości bardzo udany. Udało się osiągnąć zamierzone przed jego rozpoczęciem cele. Mój opis przedstawię koncentrując się na każdej ze stron panelu.

Samolubnie zacznę od siebie. Wykorzystanie tej koncepcji było dla mnie olbrzymim ułatwieniem. Nie obyłoby się jednak bez wsparcia zespołu, który zabezpieczył to od strony technicznej. Rozpocząłem od wprowadzenia i przekazania punktu widzenia poszczególnych ekspertów na omawiany problem. W tym czasie obie strony rozpoczęły generowanie pomysłów. Jako moderator śledziłem pojawiające się spostrzeżenia i już na etapie wypowiedzi mogłem „układać” sobie dalszy tok dyskusji. Karteczki z pomysłami otwierały mi różnorodne ścieżki, do których mogłem nawiązywać w zależności od tego dokąd zmierzał poprzednik. Dzięki temu mogłem również zaprosić do interakcji osoby z widowni. Po przeczytaniu pomysłów miałem naprawdę wiele możliwych kontynuacji dyskusji.

Podczas konwencjonalnie prowadzonego panelu ekspertów jesteśmy w stanie z pewnym prawdopodobieństwem przewidzieć (po wcześniejszej analizie) kierunki wypowiedzi ekspertów. Sytuacja jest jednak odmienna, jeżeli weźmiemy pod uwagę publikę. Podniesiona ręka widza jest jedną wielką niewiadomą, ale dzięki wcześniejszej preselekcji jesteśmy w stanie delikatnie filtrować wypowiedzi. W przypadku wykorzystania hitdea.com sytuacja się odwraca. To my inicjujemy dyskusję i zapraszamy osoby do dyskusji.

Skuteczna porada. Ustalmy pewien limit na wypowiedź. Minuta lub dwie pozwolą komuś rozwinąć swoją myśl, ale także dają większą możliwość dołączenia się do dyskusji innym uczestnikom. Czas można wyznaczyć poprzez widoczne narzędzia, jak np. klepsydra. Częstsze zmiany wypowiadających się osób dodają dynamiki całemu panelowi. Często zdarza się, że bardzo trudnym jest przerwać czyjś monolog. Jeżeli jest odgórnie nałożona reguła łatwiej jest się do niej odnieść. Częstsze zmiany wypowiadających się osób dodają dynamiki całemu panelowi

 

Jak powinien się zachowywać moderator?

My jesteśmy tłem. Naszym zadaniem jest przekazywanie głosu kolejnym osobom. Można to zrobić dodając 2-3 zdania wprowadzenia i zakończyć. Oczywiście zmieniając temat rozmowy warto jest przeprowadzić zarówno krótkie podsumowanie, jak również wprowadzenie do następnego tematu. Musimy sobie uświadomić, że panel nie jest tzw. „one man show”. Czasami, a wiem, że nie jest to takie łatwe, trzeba się ugryźć w język i dać się wykazać innym. Odpowiedni panel powinien zakończyć się pewnego rodzaju pointą. Zastosowana koncepcja w znaczący sposób ułatwiła mi tworzenie mowy końcowej. Jako że przez cały proces naszej wspólnej burzy mózgów pojawiały się różne pomysły, byłem w stanie łatwiej zbudować swoją wypowiedź. Co istotne omawiane elementy były widoczne na rzutniku, przez co nie było potrzeby rozpraszania się na robieniu notatek.

 

Co dalej?

Pamięć ludzka jest ulotna. Już Konfucjusz wspominał o tym, że to co usłyszymy jest najszybciej zapominane. Ważnym aspektem eksperymentu było to, że panel dyskusyjny skończył się stworzeniem wspólnej tablicy z pomysłami, do której każdy może mieć dalej dostęp. Po pierwsze może to być miejsce, w którym przypomnimy sobie poszczególne elementy omawiane podczas panelu. Drugi wg mnie bardziej istotny to taki, że nasza dyskusja może zostać przeniesiona dalej poza salę. Co ciekawe już po zakończeniu panelu kilku uczestników wysłało do nas maile z pytaniem, czy mogą jeszcze coś przekazać i wpisać. Była to dla mnie oznaka sukcesu tej koncepcji. Bo czym jest panel ekspercki jak nie zalążkiem nowych projektów rozwiązujących odpowiednie problemy.

Posiadanie zapisu wszystkich pojawiających się pomysłów było istotne również z innego specyficznego powodu. Konferencja „Nowe trendy w nauce przedsiębiorczości” i wspomniany panel dyskusyjny były jednym z elementów projektu „Przedsiębiorcza szkoła jutra”, realizowanego przez ManaGame.pl. W trakcie obrad Parlamentarnego Zespołu ds. Cyfryzacji, Innowacji i Przedsiębiorczości pokazane zostały faktyczne efekty dialogu w sprawie wzmocnienia jakości kształcenia przedsiębiorczości. Prezentacja miała podłoże w faktycznych wypowiedziach zainteresowanych osób (m.in. nauczycieli) i zawierała podsumowanie przeprowadzonej dyskusji.

Prowadząc audyty innowacyjności w jednej z poznańskich firm informatycznych jej prezes powiedział: „niezapisany pomysł jest bezwartościowy”. Nie ma znaczenia czy stwierdzenie dotyczy pomysłu na rozwój przedsiębiorstwa czy pomysłu omawianego na panelu eksperckim. Ważnym jest, aby wygenerowaną wiedzę i doświadczenia zbierać i gromadzić w odpowiednim miejscu.

 

 

Autorem artykułu jest Wojciech Gawlik, moderator i pomysłodawca hitdea.com.

 

Źródło: Mana Game