Zadbaj o dokumenty w swojej firmie

Dodano: 21.11.2014

Przedsiębiorstwa w swojej działalności wykorzystują wiele różnych dokumentów. Nie wszystkie informacje przekazywane są za pomocą plików komputerowych i poczty internetowej. Wiele z nich nadal jest w formie tradycyjnej, czyli na piśmie. Przedsiębiorstwa muszą więc zadbać o to, żeby te dokumenty były odpowiednio przygotowane i zabezpieczone.

141648324800116900

Coraz większą rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa odgrywa korespondencja wewnętrzna. Należą do niej wszelkie informacje przekazywane drogą służbową. Mogą one mieć formę zarówno papierową jak i elektroniczną. Każda z tych form ma swoje wady i zalety. Papierowe zajmują więcej miejsca, a ich przygotowanie zazwyczaj zabiera więcej czasu. Z drugiej strony w dokumentach elektronicznych nie można zostawiać luźnych notatek i komentarzy, a te w formie papierowej są częstą praktyką. Wersje internetowe dokumentów można jednak edytować w kilka osób, a także udostępniać pliki kolejnym osobom.

Warto także wspomnieć, że do korespondencji wewnętrznej należą m.in. notatki służbowe, upoważnienia, zaświadczenia, a także decyzja i zarządzenia kierownictwa. Są to najczęściej krótkie dokumenty z tytułem. Czasami mogą to być także krótkie e-maile, w których znajduje się jedno zdanie. Mogą więc one być bardzo krótkie, ale także bardzo długie – jak np. opisy zadań z pełną specyfikacją i oczekiwaniami kierownictwa.

W organizacji pracy przedsiębiorstwa coraz większą rolę odgrywa odpowiednie zarządzanie korespondencją zarówno wewnętrzną jak i zewnętrzną. Często takimi działaniami zajmuje się kancelaria pocztowa, specjalny dział dbający o korespondencję. Co istotne, do ich zadań może należeć zarówno niszczenie danych i dokumentów, ale także odpowiednie archiwizowanie i zabezpieczenie. Firmy muszą przestrzegać też odpowiednich protokołów dotyczących wysyłki korespondencji. Dzięki takim działaniom przedsiębiorstwo nie musi martwić się o obieg swoich dokumentów. To przydatne w przypadku kontroli lub konieczności znalezienia jednego z plików, który wysyłany był wewnętrznie lub zewnętrznie.

Kancelaria pocztowa pełni wiele funkcji, które ułatwiają życie innym działom, a także przyspieszają procesy i jednocześnie funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Ich odpowiednia organizacja może poprawić wydajność pracowników, a także odciążyć ich z niektórych obowiązków.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *